Warum ich mich für das Projektmanagement-Tool asana entschieden habe und warum du es auch tun solltest

Es kommt der Tag, da reichen Stift und Zettel einfach nicht mehr aus, um deine ganzen Projekte und To-Dos zu planen und den Überblick zu behalten. Mit Stift und Papier lässt es sich auch nicht wirklich effizient in einem Team zusammenarbeiten. Spätestens dann brauchst du ein Tool, dass die Zusammenarbeit einfach, aber auch ortsunabhängig ermöglicht. Ein Projekt-Management-Tool wie asana ermöglicht dir das.

Warum das Projekt-Management-Tool Asana?

Es gibt zahlreiche Projekt-Management-Tools auf dem Markt und jedes hat seine Vor- und Nachteile. Nach einigem Herumprobieren mit anderen Tools habe ich mich letztendlich für asana entschieden. In meinen Augen ist es eines der besten und am einfachsten zu bedienenden Projekt-Management-Tools.

Im Vergleich zu anderen Projekt-Management-Tools brauchst du kein ewig langes Handbuch zu studieren oder dich mit einer mehrmonatigen Einarbeitungsphase herumschlagen, bis du das Tool in Gänze beherrscht. Die Funktionen und die Oberfläche sind selbsterklärend und einfach zu bedienen. Nachdem du deinen Account eröffnet hast, bist du bereits startklar, deine ersten Projekte und Aufgaben zu erstellen.

Asana ist auch viel mehr als nur ein Ort, an dem du deine Aufgaben niederschreibst und verwaltest. Es kann zu deiner zentralen Schaltzentrale deines Unternehmens werden. Asanas Ziel ist es, Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren. Du kannst in Asana nicht nur deine Arbeit und die deines Teams mühelos im Blick behalten. Sondern alles, was mit einem Projekt zusammenhängt, von notwendigen Dokumenten bis hin zur Kommunikation zwischen Projektbeteiligten und Team-Meetings, kann in asana hinterlegt und abgebildet werden. Informationen gehen nie wieder verloren und du weißt immer, wo du suchen musst, wenn du etwas nachschauen willst.

Ein weiteres Feature, dass ich bei asana nicht mehr missen möchte und was für mich ein absoluter Game-Changer war, ist die „Meine Aufgaben“-Ansicht. Diese Ansicht zeigt dir projektübergreifend alle deine zugewiesenen Aufgaben an. Damit hast du alle deine Aufgaben an einem zentralen Ort im Blick und weißt genau, was heute oder in der gesamten Woche anfällt. Diese Ansicht hilft dir, deine täglichen Aufgaben zu verwalten. Dieser Gesamtüberblick hat mir bei den anderen Projekt-Management-Tools gefehlt oder musst dir diese Ansicht recht umständlich durch eigene Filter-Regeln erstellen.

Einfacher und schneller Start in asana

Um mit asana zu starten, musst du dir nur einen asana Account anlegen und dann kann es auch schon losgehen. In meinem asana StartGuide gebe ich dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für deinen Start mit asana.

Damit du den vollen Funktionsumfang in der Basisversion von asana nutzen kannst, empfehle ich dir, deinen Account mit einer Domain-E-Mail-Adresse, also einer E-Mail-Adresse, die mit deiner Website-Domain endet, zu eröffnen. Keine Sorge, wenn du bereits einen asana Account hast und nicht deine Domain-E-Mail-Adresse verwendest, kannst du das jederzeit ändern. Im StartGuide findest du dazu eine Anleitung.

Asana hat einen einfachen, aber effizienten Aufbau.

Innerhalb deines asana Accounts legst du Projekte an. Ein Projekt kann ein Vorhaben sein, das ein fixes Start- und Enddatum hat, wie z.B. ein Launch oder die Planung eines Events. Ein Projekt kann aber auch ein fortlaufendes Projekt sein, wie z.B. eine Ideensammlung oder dein Content-Kalender.

Innerhalb eines Projektes sind die Aufgaben angesiedelt. Die Aufgaben sind die einzelnen Arbeitsschritte, die notwendig sind, um das Projekt voranzubringen.

Jeder Aufgabe kann eine Beschreibung, Dateien, Links, Kommentare und Unteraufgaben hinzugefügt werden. Aufgaben können nur einer Person zugewiesen werden, damit die Verantwortlichkeit klar ist. Sobald du dir eine Aufgabe zuweist und dieser auch ein Fälligkeitsdatum gibst, erscheint diese Aufgabe in deiner „Meine Aufgaben“-Ansicht.

Durch diesen einfachen Aufbau kannst du alles, und ich meine wirklich alles, in deinem Unternehmen in asana abbilden und Arbeitsschritte standardisieren. Du kannst klassische Projekte wie Launch-Vorhaben damit bis ins Detail abbilden, einen Marketing-Redaktionskalender oder auch eine Bibliothek für all deine Tools und Ressourcen erstellen.

Deiner Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und am Ende hast du ein System, an dem du deine Arbeit an einem Ort wiederfindest und steuern kannst.

Übersichtliches und schlichtes Design

Die Benutzeroberfläche von asana ist ebenfalls ein Grund für den einfachen und schnellen Start in asana. Sie ist in 5 Bereiche unterteilt. In der linken Seitenleiste findet man alle wichtigen Menüpunkte und kann von einem Projekt zum anderen navigieren.

Der Header eines geöffneten Projektes enthält die Aktionen und Ansichten für das Projekt. Hier findest du z.B. alle Nachrichten und Dateien zu einem Projekt wieder.

Das Hauptfenster zeigt je nach Ansicht deine Aufgaben in einer Liste oder in Spalten an oder je nach ausgewählter Aktion deine Dateien und Nachrichten.

Die Ansicht der Spalten im Hauptfenster kannst du durch die Funktion Anpassen für jedes Projekt ändern und weitere Spalten, die dir mehr Hintergrundinformationen zu einer Aufgabe (wie z.B. verlinkte Projekte, Tags oder weitere benutzerdefinierte Felder) geben, anzeigen lassen.

Aufgaben per Drag & Drop können im Hauptfenster ganz einfach verschoben werden. Verschiebst du eine Aufgabe in der Kalenderansicht, ändert sich auch automatisch das Fälligkeitsdatum.

Das Fenster mit Aufgabendetails öffnet sich, sobald du eine Aufgabe anklickst. Hier findest du alle Details der zugehörigen Aufgabe oder einer Nachricht. Du kannst einer Aufgabe eine Beschreibung hinterlegen, Dateien hochladen, Kommentare hinterlassen, andere Aufgaben und Projekte verlinken und vieles mehr. In den Aufgabendetails findest du auch die Felder für die Verantwortlichkeit und das Fälligkeitsdatum.

Der kostenlose Plan ist unschlagbar.

Für Solo-Selbstständige oder Unternehmen mit kleinen Teams ist der kostenlose Basic-Plan von asana wirklich genial. Du kannst mit bis zu 15 Nutzern an deinen Projekten zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit mit Teamkollegen und die Koordinierung von Aufgaben wird damit ein Kinderspiel.

In der kostenlosen Basic-Version hast du vollen Zugriff auf alle Projekt-Management-Funktionen und kannst diese unbegrenzt nutzen. Du hast also keine Beschränkung, was die Projektanzahl oder Aufgabenanzahl angeht. Du kannst so viele Aufgaben und Projekte erstellen, wie du möchtest und solange du möchtest. Und du hast unbeschränkten Zugriff auf die zahlreichen Integrationen, wie z.B. Zoom, Vimeo oder Cloud-Datenspeicher.

Die Basic-Version bietet dir drei Hauptansichten (Liste, Kanban-Board und Kalender) und einfache Berichterstattungs-Möglichkeiten in Form von Status-Updates und CSV-Exporten deiner Projekte.

Ich selber habe jahrelang mit der kostenlosen Basis-Version erfolgreich gearbeitet und meine Projekte damit koordiniert.

Viele Funktionen – viele Möglichkeiten

Asanas Ziel ist es, die Arbeit rund um die Arbeit zu reduzieren und Unternehmen und ihren Mitarbeitern die Projektkoordinierung zu vereinfachen, damit Unternehmensziele erreicht werden können – ganz ohne Chaos und Durcheinander.

Asana verfügt über eine breite Palette von Funktionen, die auf unterschiedliche Weise genutzt werden können, um seine Ziele zu erreichen.

Ausschlaggebend für meine Entscheidung, zu asana zu wechseln, waren die unterschiedlichen Projekt-Ansichten. Anders als bei Trello z.B. war ich hier nicht auf eine Ansicht beschränkt, sondern kann innerhalb eines Projektes zwischen drei Ansichten wechseln. Du kannst zwischen Listen, Kanban-Boards oder Kalender wählen und für dich die beste Ansicht innerhalb eines Projektes festlegen. Die Ansicht kannst du für jedes Projekt individuell festlegen und auch jederzeit wieder aufheben. 

Je nach Projektart bevorzuge ich eine andere Ansicht. Für meinen Content-Kalender nehme ich gerne die Kanban-Board und Kalenderansicht, um die geplanten Beiträge zeitlich besser zu koordinieren. Für den Launch von z.B. meinem Gruppenprogramm Plan. Organize. Grow bevorzuge ich die Listenansicht mit Abschnitten, damit ich die einzelnen Launch-Phasen und deren Aufgaben mit den entsprechenden Fälligkeiten besser im Blick habe.

Vorlagen nutzen

asana hilft dabei, Prozesse zu standardisieren und damit die Mental Load- und Decision Fatigue im Alltag zu reduzieren. Projekte und Aufgaben können einmal niedergeschrieben werden und dann als Vorlagen immer wieder genutzt werden. Damit wird zum einen sichergestellt, dass sich keine Fehler einschleichen und die Qualität von Projekten immer gleich bleibt. Und zum anderen muss man sich über den nächsten Schritt keine Gedanken machen. Die Arbeitsvorgänge können so langfristig geplant werden.

Aufgaben, Projekte & Prozesse einfach koordinieren

Im Abschnitt Übersicht eines Projektes kann ich wichtige Ressourcen wie Dokumente, E-Mail-Vorlagen, Grafik-Vorlagen und ähnliches zentral abspeichern und einsehen. Der Übersicht-Abschnitt kann als Projekt-Briefing genutzt werden, in dem alle wichtigen Informationen, Daten und Ziele hinterlegt werden.

Durch die Statusaktualisierungen kann das gesamte Team über den aktuellen Projektfortschritt informiert werden und ist somit immer auf dem aktuellsten Stand.

Wenn du dich für eine der kostenpflichtigen Abo-Stufen von asana entscheidest, steht dir die Dashboard-Funktion zur Verfügung. Das ist ein Tab auf Projektebene mit Grafiken und Visualisierungen, die dir einen Blick aus der Vogelperspektive auf deine Arbeit geben und den Fortschritt nachvollziehen lassen. Damit hast du einen super schnellen Einblick, wie gut oder langsam deine Projekte vorankommen. Hindernisse kannst du mit den unterschiedlichen Diagramm-Funktionen sofort identifizieren und entsprechend handeln.

Schaffe mehr mit weniger Aufwand – dank asana

Asana ist ein Tool, bei dem es nicht um das reine Erfassen von Aufgaben geht, sondern um die strategische Planung und Koordination von Projekten, um deine Unternehmensziele zu erreichen.

Das Tool hilft dir, Klarheit über deine Ziele zu erhalten und den Fokus auf die Erreichung deiner Ziele im Alltagstrubel zu behalten. Es reduziert Überforderung durch klare Prozesse innerhalb deiner Projekte, spart Zeit, weil du einen zentralen Ort für deine Aufgaben, Dateien und die Kommunikation deiner Team-Mitglieder hast und schafft für alle Transparenz.

Die Arbeit mit dem Projekt-Management-Tool asana hat meine Arbeitsweise viel vorausschauender und effektiver gemacht. Es spart mir täglich jede Menge Zeit und Nerven, da ich genau weiß, was an dem jeweiligen Tag ansteht und welche Aufgabe wichtig für mein Business ist.

Nutzt du schon ein Projekt-Management-Tool und wenn nein, was hat dich davon abgehalten?