asana ist ein einfaches, aber sehr flexibles Work-Management-Tool, das du komplett auf deine Bedürfnisse und die deines Business einrichten kannst. In diesem Blogartikel zeige ich dir 6 asana Tricks, die du lieben wirst und dir die Arbeit noch mehr erleichtern und Spaß bringen. Schau dir dazu das kurze Video an oder lies dir den Blogartikel bei einem leckeren Tee oder Kaffee durch.
Inhalt
Drück auf Play und schaue dir das Video mit den 6 Hacks und Tricks in asana an
Bessere Übersicht mit Abschnitten
Bei dem ersten Trick in asana handelt es sich um Abschnitte. Sie sind in der Listen-Ansicht einfach ein Muss für die bessere Strukturierung deiner Aufgaben und Projekte.
In der Board-Ansicht werden Abschnitte als Spalten angezeigt.
Um einen neuen Abschnitt in deinem Projekt zu erstellen, klicke einfach ganz oben auf das Pfeil-Symbol beim Button “Aufgabe hinzufügen” und wähle dann “Abschnitt hinzufügen” aus. Wenn es schnell gehen soll, dann nutze die Tastenkombination Tab + N.
Benenne deinen Abschnitt, nachdem du ihn erstellt hast und ziehe ihn ggf. an die richtige Stelle in deinem Projekt.
Abschnitte kannst du nicht nur innerhalb eines Projektes erstellen, sondern auch bei Unteraufgaben. Klicke hier ebenfalls einfach auf Tab + N und schon kannst du deine Unteraufgaben in einer Aufgabe sinnvoll mit Abschnitten sortieren und erstellen.
Nutze die Power der Querverweise von Aufgaben
Wusstest du, dass du Aufgaben innerhalb von asana mehreren Projekten zuordnen kannst?
In meinen Augen ist es eine grandiose Funktion, die dir erlaubt, deine Projekte schlank zu halten, da du nicht in mehreren Projekten die gleiche Aufgabe erstellen musst, sondern sie automatisch in mehreren Projekten auftaucht.
Durch den Querverweis einer Aufgabe wird diese nämlich nicht dupliziert, sondern nur hinzugefügt. So hast du nicht 3 identische Aufgaben in 3 verschiedenen Projekten, sondern eine Aufgabe in 3 Projekten.
Wenn du nun diese Aufgabe erledigst, wird sie auch in allen verbundenen Projekten als erledigt angezeigt.
Um eine Aufgabe mehreren Projekten zuzuordnen, gehe zur gewünschten Aufgabe und klicke auf das + Zeichen im Projekt-Abschnitt. Wähle das Projekt aus, zu dem du diese Aufgabe hinzufügen möchtest.
Du kannst die Aufgabe auch jederzeit von einem Projekt lösen, in dem du auf das x klickst.
Spare Zeit mit @Erwähnungen
Querverweise erstellen ist nicht die einzige coole Funktion, um Aufgaben zu verlinken. Mit Erwähnungen kannst du in ganz asana deine Arbeit miteinander verknüpfen und somit an verschiedenen Orten aufrufen.
Erwähnungen kannst du in der Aufgabenbeschreibung oder im Kommentarfeld einer Aufgabe nutzen und hier Links zu Aufgaben, Diskussionen und Projekten verlinken oder deine Teamkollegen markieren.
@Erwähnungen kannst du zum Beispiel nutzen, um eine andere Aufgabe zu verlinken, die Hintergrundinformationen enthält. So muss dein Teamkollege nicht nach diesen Informationen suchen, sondern kommt mit einem Klick direkt an die entsprechende Stelle.
Erstelle Aufgaben aus deinem Posteingang
Wer kennt es nicht? Du bekommst zahlreiche E-Mails aus denen sich To Do´s für dich ergeben. Damit du die Aufgaben nicht einzeln in asana anlegen musst, kannst du diese Funktion nutzen, um aus deiner E-Mail eine Aufgabe in asana anzulegen.
Sende die E-Mail einfach an “Meine Aufgaben” mit der E-Mail-Adresse oder an ein gewünschtes Projekt und schon hast du in asana eine Aufgabe mit allen Informationen aus der E-Mail.
Nutze zusätzliche Informationen für deine Aufgaben
Hier siehst du eine Auflistung an Informationen, die du in deiner E-Mail nutzen kannst und als Aufgaben-Info in asana weitergeben wird.
Verwandle Sprachnachrichten in Aufgaben
Ich bin kein großer Freund von Sprachnachrichten, aber ab und an nutze ich sie selber, weil es einfach schneller geht. Und ich kenne sehr viele Menschen, die gerne ihre Aufgaben an ihr Team per Sprachnachricht verschicken oder gerne Sprachfunktionen nutzen, um Texte und Co. zu erstellen.
Ich habe eine gute Nachricht für dich und alle Sprachnachrichen-Begeisterten. Asana verwandelt deine Sprachnachrichten in eine konkrete Aufgabe mit Text.
Du musst dafür die asana App nutzen und bei der Erstellung einer neuen Aufgabe auf das Mikrofon-Zeichen klicken. Jetzt kannst du direkt lossprechen. Die App wandelt dein gesprochenes Wort in Text um (und der ist perfekt). Zusätzlich wird deine Sprachnachricht in der Aufgabe gespeichert, sodass man sie sich jederzeit erneut anhören kann.
Für unterwegs und wenn es mal schnell gehen muss, ist diese Funktion wirklich super!
Plane Meetings aus asana heraus
Das ist wirklich meine absolute Lieblings-Funktion!
Mit der Zoom-Integration für asana kannst du deine Meetings jetzt direkt aus deiner asana Aufgabe heraus planen und den Link deinem Team-Mitglied oder Kunden zur Verfügung stellen.
Zusätzlich kannst du während des Zoom-Meetings auf die Aufgabe und das asana Projekt zugreifen und Notizen direkt in die asana Aufgabe machen!
Wenn das Meeting aufgenommen ist und du die Cloud-Aufzeichnung gewählt hast, wird diese automatisch in deiner asana Aufgabe hochgeladen. Damit hast du wirklich alles an EINEM Ort und sparst dir wertvolle Zeit mit der Nachbereitung und Protokollierung von Meetings.
Haben dir die Hacks und Tricks gefallen?
Mit diesen sechs Hacks und Tricks wollte ich dir einen Einblick in die Möglichkeiten von asana geben. Es ist ein einfaches, aber zugleich mächtiges Work-Management-Tool, das dir ermöglicht, dein Business strukturiert und effizient aufzubauen, damit du mit Leichtigkeit deine Ziele erreichst.
Verrate mir in den Kommentaren, welche Funktion du als Erstes ausprobieren wirst?
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